ბანკის გადახდის ჟურნალი
ბანკის გადახდის ჟურნალი არის მთავარი ჟურნალი, რომელიც ოპტიმიზებულია გადახდების შესასრულებლად. ამ სტატიაში აღწერილია ფუნქციები, რომლებიც აუმჯობესებს მუშაობას ჟურნალის შექმნილ ხაზებთან, ასევე წინასწარი გადახდების შექმნა და მათი გამოყენება არასაგადასახადო დოკუმენტებზე (მაგალითად, შეკვეთები).
სასარგებლო ფუნქციები ბანკის გადახდის ჟურნალში
- ფუნქცია გადახდის ბრძანების სტატუსის ცვლილება საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შეცვალოთ გადახდის ბრძანების სტატუსი ყველა სტრიქონისთვის ჟურნალში. აირჩიეთ სტრიქონები, რომელთა სტატუსიც გსურთ შეცვალოთ, გადადით, მოქმედება > ფუნქციები > გადახდის ბრძანების სტატუსის შეცვლა ა აირჩიეთ სასურველი გადახდის ბრძანების სტატუსი. სტატუსი შეიცვლება არჩეულ სტრიქონებზე.
- ფუნქცია აქტიური ხელშეკრულების ნომრის შევსება საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შეავსოთ ველი ხელშეკრულების ნომერი. აქტიური კლიენტის ან ვენდორის ხელშეკრულების ნომრით ყველა სტრიქონში. გადადითo მოქმედება > ფუნქციები > აქტიური ხელშეკრულების ნომრის შევსება. თუ სისტემა პოულობს რამდენიმე აქტიურ ხელშეკრულებას კლიენტისთვის ან ვენდორისთვის, გამოჩნდება შესაბამისი შეტყობინება და ველი ხელშეკრულების ნომერი დარჩება ცარიელი. თუ ძირითადი ხელშეკრულება ფუნქცია ჩართულია კლიენტის ან ვენდორის ხელშეკრულებისთვის, ველი ხელშეკრულების ნომერი ავტომატურად შეივსება აღნიშნული ხელშეკრულების ნომრით.
- ფუნქცია დოკუმენტების ხელახლა დანომრა ეს ფუნქცია ხელახლა აძლევს ნომრებს ჟურნალის სტრიქონებს, კონფიგურირებული ნომრების სერიის მიხედვით, საბანკო გადახდების ჟურნალის ბეჩისთვის. გადადით *მოქმედება > ფუნქციები > დოკუმენტების ხელახლა დანომრა.
- ფუნქცია LCY-ს პოსტინგისთვის თანხის მითითება მთავარ ჟურნალებში გამოიყენება, რათა მოხდეს ხელით გამოთვლილი გაცვლითი კურსის სხვაობის დამუშავება ტრანზაქციის დღიდან, ბანკის ანგარიშის ტრანზაქციის ოდენობის ფარგლებში. ეს ფუნქცია საშუალებას აძლევს მომხმარებელს მომზადდეს ჟურნალის ჩანაწერი ბანკის ანგარიშის ტიპით, სადაც ველში ვალუტის კოდი არის შევსებული, ველებითანხა და თანხა დამატებით რეპორტინგ ვალუტაში (ACY) რჩება ცარიელი, ხოლო თანხა ადგილობრივ ვალუტაში (LCY) შეივსება.
- ფუნქცია რედაქტირება ექსელში გვერდზე ბანკის გადახდის ჟურნალი, საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შეცვალოთ მონაცემები შექმნილ სტრიქონებში და დაამატოთ ახალი გადახდების სტრიქონები Excel add-in მოდულის გამოყენებით.
შენიშვნა
იმ მთავარ ჟურნალში, სადაც ჩართულია არა რედაქტირებადი გადახდის პროცესის განმავლობაში შემდეგი ფუნქციები არ არის ხელმისაწვდომი: დოკუმენტების ხელახლა დანომრა, აქტიური ხელშეკრულების ნომრის შევსება, აღწერის შეცვლა და რედაქტირება ექსელში. ეს პარამეტრი საშუალებას აძლევს შეზღუდოთ სტრიქონების რედაქტირება ბანკის გადახდის ჟურნალში იმ გადახდის ბრძანების სტატუსების მიხედვით: "ექსპორტისთვის", "ექსპორტირებულია", "იმპორტირებულია" და "გადახდილია". როდესაც ეს პარამეტრი ჩართულია, მხოლოდ ანალიტიკებისმნიშვნელობების რედაქტირებაა შესაძლებელი. სხვა გადახდის ბრძანების სტატუსებისთვის, რედაქტირება შეიძლება და აღნიშნული ფუნქციები არ არის გაუქმებული.
ავანსის გადახდის შექმნა
ავანსი არის ნებისმიერი გადახდა, რომელიც კლიენტმა შეასრულა ნივთების ან სერვისების მიწოდებამდე. შესაბამისად, საჭიროა ასეთი გადახდების აღრიცხვა გაყოფილ ანგარიშებზე.
ავანსის გადახდების გამოყენების დაწყებამდე საჭიროა შემდეგი პარამეტრების დაყენება:
- დააწკაპუნეთ
ღილაკზე, შეიყვანეთ მომწოდებლის პოსტინგ ჯგუფები და კლიენტის პოსტინგ ჯგუფები, და შემდეგ აირჩიეთ შესაბამისი ლინკი. - ყველა საჭირო ვენდორის ან კლიენტის ჯგუფისთვის აირჩიეთ ანგარიში ველში ავანსის გადახდის ანაგარიში. ავანსის გადახდის ოდენობების ასახვა მოხდება ამ ანგარიშებზე დაკავშირებამდე.
- დააწკაპუნეთ ღილაკზე, შეიყვანეთ მთავარი საბუღალტრო წიგნის კონფიგურაცია, და შემდეგ აირჩიეთ შესაბამისი ლინკი.
- დაკავშირების ჩანართში, აირჩიეთ პარამეტრები ველებისთვის ავანსის გადახდების გაყოფა კლიენტისთვის და ავანსის გადახდების გაყოფა მიმწოდებლებისთვის:
- დაპოსტვამდე - ეს პარამეტრი ყოფს გადახდას პირდაპირ ბანკის გადახდის ჟურნალში დაპოსტვამდე. როდესაც გადახდა გამოყენებულია რამდენიმე არასაგადასახადო დოკუმენტზე, სისტემა სტრიქონებს აყოფს დოკუმენტების ნომრისა და ოდენობის მიხედვით. თუ დარჩება არასაპასუხო ბალანსი, შეიქმნება დამატებითი სტრიქონი ბალანსის ოდენობით. აღნიშნული სტრიქონების პოსტირების შემდეგ შეიქმნება შესაბამისი ჩანაწერები-კლიენტის საბუღალტრო ჩანაწერები, მომწოდებლის საბუღალტრო ჩანაწერები,ბანკის ანგარიშის საბუღალტრო ჩანაწერები;
- დაპოსტვის დროს - ეს პარამეტრი დაპოსტვის დროს ყოფს ერთ გადახდას რამდენიმე გადახდად დაკავშირების შესაბამისად. ანუ თუ გადახდა დაკავშირებულია ორ დაუპოსტავ დოკუმენტზე, დაპოსტვის შემდეგ სისტემა დაყოფს გადახდას დაკავშირებული დოკუმენტების ოდენობების მიხედვით. თუ დაკავშირების დროს დარჩება დაუკავშირებელი ბალანსი, გადახდა შეიქმნება ბალანსის მიხედვით. ასეთი სტრიქონების დაპოსტვისას შეიქმნება იმდენი კლიენტის ან მომწოდებლის საბუღალტრო ჩანაწერი, რამდენი დაკავშირებაც არსებობს. ბანკის ანგარიშის საბუღალტრო ჩანაწერებში შეიქმნება ერთი ჩანაწერი ავანსად გადახდილის სრული ოდენობით.
ავანსად გადახდის შესაქმნელად შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები:
- აირჩიეთ ღილაკი, შეიყვანეთ ბანკის გადახდის ჟურნალი, და შემდეგ აირჩიეთ შესაბამისი ლინკი.
- შეავსეთ ჟურნალის სტრიქონებში ყველა საჭირო ველი და მონიშნეთ ავანსად გადახდის ღილაკი.
- ასეთი გადახდის დაპოსტვის შემდეგ მისი ოდენობა გამოჩნდება იმ ანგარიშებზე, რომლებიც მითითებულია მომწოდებლის დაპოსტვის ჯგუფები და კლიენტის დაპოსტვის ჯგუფები.
ავანსად გადახდების დაკავშირება დაუპოსტავ დოკუმენტებზე
ავანსი შეიძლება დაკავშირებული იყოს დაუპოსტავ დოკუმენტებზე ბანკის გადახდის ჟურნალიდან ან დაპოსტვის შემდეგ მომწოდებლის ან კლიენტის საბუღალტრო ჩანაწერებიდან..
შენიშვნა ერთდროული გადახდის გამოყენების შემთხვევაში დაუპოსტავ და დაპოსტულ დოკუმენტზე, სისტემა პირველ რიგში მიმართავს გადახდის ოდენობას დაპოსტილ ჩანაწერზე. ამის შემდეგ, როდესაც დაკავშირება ხდება დაუპოსტავ დოკუმენტზე , სისტემა ითვალისწინებს უკვე დაკავშირებულ ოდენობას. ამიტომ რეკომენდებულია ჯერ გადახდა დააკავშიროთ დაპოსტილ ჩანაწერზე და შემდეგ დაუპოსტავ დოკუმენტზე.
დაკავშირება ბანკის გადახდის ჟურნალიდან:
- აირჩიეთ ჟურნალის სტრიქონი და დააჭირეთ მოქმედება > ფუნქციები > ავანსების დაკავშირება;
- გაიხსნება ფანჯარა ყველა კლიენტის ან მომწოდებლის გამოშვებული დაუპოსტავი დოკუმენტებით.დოკუმენტის ხაზზე, რომელიც უნდა გამოიყენოთ, დააჭირეთ დაკავშირების გამოყენება. შეგიძლიათ ერთდროულად დააყენოთ დაკავშირება რამდენიმე დოკუმენტზე. დახურეთ ფანჯარა.
- ავანსის დაკავშირების შემდეგ, ჟურნალის ხაზზე გადახდის ოდენობა შეიძლება შეიცვალოს,რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად განაახლებს დაკავშირებულ ოდენობას დოკუმენტზე.
- დააჭირეთ დაპოსტვა გადახდის დასაპოსტად.
მომწოდებლის ან კლიენტის საბუღალტრო ჩანაწერებიდან გამოყენება:
- აირჩიეთ გადახდის სტრიქონი და დააჭირეთ მოქმედება > ფუნქციები >დოკუმენტებთან დაკავშირება;
- გაიხსნება ფანჯარა ყველა კლიენტის ან მომწოდებლის გამოშვებული დაუპოსტავი დოკუმენტებით. დოკუმენტის ხაზზე, რომელიც უნდა გამოიყენოთ, დააჭირეთ დაკავშირების გამოყენება. ერთდროულად შეიძლება დაკავშირება რამდენიმე დოკუმენტზე. დახურეთ ფანჯარა.
დოკუმენტების დაპოსტვის შემდეგ, სისტემა ავტომატურად დაპოსტავს დაკავშირებულ ოდენობას და შექმნის საჭირო ჩანაწერებს მთავარი საბუღალტრო წიგნისთვის.
შენიშვნა თუ ბანკის გადახდის ჟურნალში ფუნქციის ავტომატური დაკავშირების პროცესის შესრულება გამოყენების შემდეგ, ზოგიერთი სტრიქონი დარჩება დაუკავშირდენილი, მაშინ ასეთი გადახდის ტრანზაქციებისთვის ავტომატურად ჩაირთვება ავანსის გადახდის ალამი რაც უზრუნველყოფს ავანსის ანგარიშის გამოყენებას ბუღალტერიაში. ამგვარი გადახდის დაკავშირებისთვის გამოიყენეთ ნაბიჯი 2 და დააყენეთ დაკავშირება გადახდის დაპოსტვის შემდეგ.
დოკუმენტებთან დაკავშირების შემოწმება ან გაუქმება
დოკუმენტებთან დაკავშირების შემოწმება დაკავშირებული დოკუმენტების შემოწმება სტატუსებით გამოშვებული და გაშვებული ავანსი გადახდებზე, მიყევით შემდეგ ნაბიჯებს:
- გახსენით მომწოდებლის ან კლიენტის საბუღალტრო ჩანაწერები.
- აირჩიეთ შესაბამისი გადახდის სტრიქონი.
- დააჭირეთ ჩანაწერი > დაკავშირებული დოკუმენტები.
გარდა ამისა, დოკუმენტზე გამოყენებული ავანსის სრული ოდენობა შეიძლება ნახოთ პირდაპირ დოკუმენტში ველებში დაკავშირებული თანხა და დაკავშირებული თანხა (LCY) , რომლებიც განთავსებულია ინვოისის დეტალები ჩანართში.
დოკუმენტთან დაკავშირების გაუქმება დაკავშირების გაუქმება გადახდის დოკუმენტებთან:
- მომწოდებლის ან კლიენტის საბუღალტრო ჩანაწერებში, აირჩიეთ გადახდის სტრიქონი.
- დააჭირეთ მოქმედება > ფუნქციები > დაკავშირებული დოკუმენტების გაუქმება.
- გახსნილ გვერდზე დააჭირეთ დაკავშირების გაუქმება.
გაუქმება ასევე შეიძლება პირდაპირ დოკუმენტის გვერდიდან:
- გახსენით დოკუმენტი.
- გადადით ინვოისი > დაკავშირებული გადახდები > დაკავშირებული გადახდის გაუქმება.
- გახსნილ გვერდზე დააჭირეთ დაკავშირების გაუქმება.
გადახდის გადატანა გადახდის ჟურნალის ბეჩებს შორის
გადახდის გადატანისთვის სხვა გადახდის ჟურნალის ბეჩში, მიყევით შემდეგ ნაბიჯებს:
- სტანდარტული არჩევის მექანიზმის გამოყენებით აირჩიეთ სტრიქონები ბანკის გადახდის ჟურნალიდან, რომლებიც გადასატანია სხვა გადახდის ჟურნალის ბეჩში.
- გადადით მოქმედება > ფუნქციები > გადატანა სხვა ბეჩში.
- გამოჩენილი ფანჯარაში აირჩიეთ სასურველი ბეჩი და დააჭირეთ OK.
შენიშვნა
გადახდის გადატანა ბეჩებს შორის შესაძლებელია მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ვალუტა ერთი და იგივეა და ველი "გადახდის ორდერის სტატუსი" ცარიელია.
ფინანსური სტრიქონის დამტკიცების პროცესი
სადაც აუცილებელია საბანკო გადახდების ჟურნალში ჩანაწერების დამტკიცების პროცედურის გავლა, გამოიყენება სამუშაო პროცესი ფინანსური ჟურნალის ხაზების დამტკიცებისთვის.
დამტკიცების სამუშაო პროცესის შექმნა და კონფიგურაცია
დამტკიცების სამუშაო პროცესის შესაქმნელად და კონფიგურაციის გასაკეთებლად, დაიცავით შემდეგი ნაბიჯები:
- დააჭირეთ ღილაკს ძიება ფუნქციის გასახსნელად და ჩაწერეთ სამუშაო პროცესი, შემდეგ დააჭირეთ შესაბამის ლინკს.
- გამოიყენეთ ფუნქცია ახალი სამუშაო პროცესი შაბლონიდან ფინანსური ჟურნალის ხაზების დამტკიცების სამუშაო პროცესის შესაქმნელად.
- სამუშაო პროცესის გვერდზე, ჩანართში სამუშაო პროცესის თანმიმდევრობა , საჭიროების შემთხვევაში, შეცვალეთ სამუშაო პროცესის პირობები და შეტყობინებები. დამატებითი ინფორმაციისთვის იხილეთ. Setting Up Approval Workflows.
- დააჭირეთ ჩართულია რათა გააქტიუროთ სამუშაო პროცესი.
შენიშვნა
ფინანსური ჟურნალის სექციაში, სადაც დამტკიცების სამუშაო პროცესი ჩართულია, აუცილებელია დადასტურების პროცესის დროს შეცვლა შეუძლებელია ველის კონფიგურაცია. თუ ეს პარამეტრი ჩართულია, ხაზები, რომელთა სტატუსი არის დადასტურებას ელოდება და დადასტურებული არ არის რედაქტირებადი.
სტრიქონების დადასტურების წარდგენა
ერთ ან რამდენიმე სტრიქონის დადასტურების დაწყებისთვის, დაიცავით შემდეგი ნაბიჯები:
1.ბანკის გადახდების ჟურნალში, მონიშნეთ ერთი ან რამდენიმე სტრიქონი და დააჭირეთ დადასტურების მოთხოვნა > გაგაზავნა დადასტურების მოთხოვნის > არჩეული ჟურნალის ხაზები. 2. გაგზავნილი სტრიქონები სტატუსს დადასტურებას ელოდება მიიღებენ დადასტურების სტატუსს ველში. 3. ასევე შეიქმნება შესაბამისი დამტკიცების ჩანაწერები, რომლებიც შესაძლებელია ნახოთ დადასტურების ჩანაწერების ღილაკზე დაჭერით. 4. საჭიროების შემთხვევაში, დადასტურების მოთხოვნა შეიძლება გაუქმდეს დადასტურების მოთხოვნის გაუქმება > არჩეული ჟურნალის ხაზები. ღილაკზე დაჭერით. ხაზების სტატუსი შეიცვლება ღია-ად. 5. როგორც კი სტრიქონი დადასტურდება ყველა პასუხისმგებელი პირის მიერ, მისი სტატუსი შეიცვლება დადასტურებული-თ.