Wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur

W ramach SMART Localization for Poland przygotowano mechanizm umożliwiający wysyłanie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. Podczas księgowania w standardowy sposób dokumentu sprzedaży powstaje kartoteka Faktura KSeF, którą należy wysłać do KSeF.

Lista faktur KSeF/ Kartoteka Faktury KSeF

Aby otworzyć listę wszystkich dokumentów wysyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur:

Wybierz ikonę , wprowadź Lista faktur KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Lista faktur KSeF znajdują się wszystkie dokumenty wychodzące.

Kartoteka Faktury KSeF zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące wysyłanego dokumentu w sekcji Ogólne:

Pole	Opis
Rodzaj faktury KSeF	Wskazuje typ faktury zgodnie z klasyfikacją KSeF (np. faktura, korekta).
Typ faktury XML	Rodzaj faktury w strukturze XML zgodnie z obowiązującą specyfikacją. Podaje się: - „VAT” - w przypadku faktury podstawowej,- „KOR” - w przypadku faktury korygującej, - „ZAL” - w przypadku faktury dokumentującej otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz w przypadku faktury wystawionej w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura zaliczkowa), - „ROZ” - w przypadku faktury wystawionej w związku z art. 106f ust. 3 ustawy, - „UPR” - w przypadku faktury, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, - „KOR_ZAL” - w przypadku faktury korygującej fakturę dokumentującą otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 4 ustawy (faktura korygująca fakturę zaliczkową), - „KOR_ROZ” - w przypadku faktury korygującej fakturę wystawioną w związku z art. 106f ust. 3 ustawy
Numer dokumentu źródłowego	Numer dokumentu sprzedaży w Business Central, na podstawie którego utworzono rekord Faktury KSeF.
Zewnętrzny numer dokumentu źródłowego	Zewnętrzny numer dokumentu źródłowego, który został użyty do utworzenia faktury KSeF.
Data dokumentu	Data dokumentu źródłowego, na podstawie którego utworzono fakturę KSeF.
Kod waluty	Waluta, w której wyrażone są kwoty na fakturze.
Kwota	Łączna kwota wynikająca ze wszystkich pozycji faktury, wyrażona w walucie faktury.
Kwota z VAT	Łączna kwota dokumentu obejmująca VAT, wyliczona na podstawie wszystkich pozycji faktury.
Nr zamówienia	Numer powiązanego zamówienia sprzedaży.
Nr zamówienia zaliczki	Numer zamówienia powiązanego z zaliczką.
Faktura zaliczkowa	Określa wartość pola, wskazującą, czy dokument jest fakturą zaliczkową.

Tip

Po utworzeniu kartoteki Faktura KSeF na dokumencie sprzedaży pole Utworzono zapis KSeF zostaje automatycznie ustawione na TAK. Pole to pełni funkcję informacyjną i wskazuje, że dla dokumentu sprzedaży został wygenerowany powiązany zapis Faktury KSeF, który może zostać wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur. Wartość pola jest nadawana przez system i nie podlega edycji przez użytkownika.

Aby wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur, należy użyć akcji Wyślij do KSeF, dostępnej na stronie kartoteki Faktura KSeF lub na liście Lista faktur KSeF. Wysyłka może być realizowana ręcznie przez użytkownika albo automatycznie, jeżeli w systemie skonfigurowano odpowiednie zadania w Kolejce zadań.

System umożliwia wysyłanie:

pojedynczej faktury w ramach jednej sesji wysyłki,
wielu faktur jednocześnie w ramach jednej sesji komunikacyjnej KSeF.

Wybór sposobu wysyłki zależy od konfiguracji systemu oraz przyjętego modelu obsługi dokumentów.

Po wysłaniu faktury do Krajowego Systemu e-Faktur system inicjuje sesję komunikacyjną KSeF oraz aktualizuje kartotekę Faktura KSeF na podstawie odpowiedzi otrzymanych z systemu KSeF. Dokument otrzymuje status przetwarzania, a po jego pomyślnym zakończeniu nadawany jest numer KSeF oraz generowane jest UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Sekcja Informacje KSeF

Po przesłaniu faktury do KSeF i jej przetworzeniu po stronie Krajowego Systemu e-Faktur, system automatycznie uzupełnia w kartotece Faktura KSeF pola informacyjne, które odzwierciedlają aktualny stan dokumentu w KSeF. Dane te są nadawane na podstawie komunikatów zwrotnych otrzymanych z systemu KSeF i nie podlegają edycji przez użytkownika.

Pole	Opis
Status KSeF	Aktualny status przetwarzania faktury po stronie Krajowego Systemu e-Faktur. np. Zarejestrowana.
Opis statusu	Szczegółowy komunikat zwrócony przez system KSeF, opisujący wynik przetwarzania faktury (np. 200 – Sukces).
Tryb Online	Informacja, czy faktura została przetworzona w trybie online w systemie KSeF. W zależności od daty przesłania dokumentu do KSeF tryb może przybrać następującą wartość: Online=TAK - faktura została przesłana do KSeF w dacie wystawienia faktury ustrukturyzowanej podanej w polu P_1. Online=NIE (Offline) - faktura została przesłana do KSeF w dacie późniejszej niż data wystawienia faktury ustrukturyzowanej podanej w polu P_1.
Numer referencyjny KSeF	Numer referencyjny nadany fakturze przez system KSeF podczas jej przetwarzania. Jest to techniczny numer dokumentu pozwalający zidentyfikować konkretny dokument w danej sesji.
Data wysłania	Data i godzina przekazania faktury do systemu KSeF.
Numer faktury KSeF	Numer dokumentu KSeF, który jest unikalny i identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Składa się z następujących elementów: NIP sprzedawcy-data wystawienia faktury w formacie RRRRMMDD-część techniczna 6 znaków, część techniczna 6 znaków-suma kontrolna 2 znaki.
Data nabycia	Data i godzina, w których faktura została udostępniona do pobrania w systemie KSeF.
Data wygaśnięcia adresu URL pobierania UPO	Termin ważności linku umożliwiającego pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO).

Tip

Powyższe pola mają charakter wyłącznie informacyjny i służą do monitorowania statusu faktury po stronie KSeF. Ich wartości są aktualizowane automatycznie przez system na podstawie odpowiedzi z KSeF.

Tip

Po pomyślnym zarejestrowaniu faktury w Krajowym Systemie e-Faktur system automatycznie aktualizuje również wybrane pola na zaksięgowanym dokumencie sprzedaży. W szczególności uzupełniane są informacje takie jak Nr faktury KSeF oraz Status KSeF, które odzwierciedlają aktualny stan przetwarzania dokumentu po stronie KSeF. Pola te mają charakter informacyjny, są nadawane automatycznie na podstawie odpowiedzi otrzymanych z KSeF i nie podlegają edycji przez użytkownika.

Inne sekcje

Sekcja Informacje o sesji zawiera dane dotyczące sesji komunikacyjnej z KSeF, w ramach której faktura została przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur. Umożliwia identyfikację sesji oraz sprawdzenie jej aktualnego statusu. Pole Status sesji jest aktywnym łączem. Jego wybór umożliwia przejście bezpośrednio do kartoteki sesji KSeF, w ramach której realizowana była wysyłka dokumentu. W przypadku przetworzenia dokumentu bez błędów dokument powinien uzyskać status Zamknięty.

Tip

W przypadku, gdy wysyłka w jednym kroku nie powiedzie się, np. z powodu chwilowej niedostępności KSeF, to należy pobrać UPO dla sesji.

Sekcja Nabywca zawiera dane identyfikacyjne oraz kontaktowe podmiotu, do którego wystawiono dokument. Umożliwia jednoznaczną identyfikację kontrahenta na podstawie numeru nabywcy, nazwy, numeru NIP oraz danych adresowych.

Sekcja Wiersz zawiera pozycje dokumentu sprzedaży wraz z parametrami ilościowymi, cenowymi, podatkowymi oraz danymi wymaganymi dla KSeF.

Sekcja Strona trzecia odpowiada za wskazanie dodatkowego podmiotu uczestniczącego w transakcji, innego niż sprzedawca i nabywca. Umożliwia ona zarejestrowanie danych podmiotu, który występuje na fakturze w określonej roli, zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Pobieranie UPO dla sesji

Jeżeli podczas wysyłania faktur do KSeF dokumenty nie zostały poprawnie przetworzone i nie mają nadanego numeru KSeF (Status KSeF=Oczekuje na UPO) należy pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wskazanej sesji. Aby pobrać Urzędowe Potwierdzenie Odbioru:

Wybierz ikonę , wprowadź Lista Faktur KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście zaznacz fakturę, dla której chcesz pobrać UPO.
Na pasku akcji wybierz Aktualizuj status KSeF. Akcja umożliwia zaktualizowanie statusu faktury na podstawie najnowszej odpowiedzi otrzymanej z usługi KSeF. Pozwala odświeżyć informacje o przetwarzaniu dokumentu, w tym aktualny status, opis statusu oraz inne dane zwrócone przez system KSeF.
Po poprawnym przetworzeniu Faktura KSeF powinna mieć zmieniony status na Zarejestrowana, dzięki czemu jest możliwe zaktualizowanie zapisów i zaksięgowanych dokumentów.

Scenariusze użytkownika

Poniżej przedstawiono typowe scenariusze pracy użytkownika z integracją KSeF w SMART Localization for Poland dla Microsoft Dynamics 365 Business Central. Scenariusze te ilustrują najczęściej spotykane przebiegi procesu i ułatwiają zrozumienie, jak poszczególne elementy systemu współpracują ze sobą w praktyce.

Wysyłka pojedynczej faktury do KSeF (automatyczne tworzenie kartoteki Faktura KSeF)

Użytkownik tworzy i księguje dokument sprzedaży w standardowy sposób. Podczas księgowania system generuje dane faktury zgodne ze strukturą KSeF oraz wykonuje walidację XML. Po utworzeniu kartoteki Faktura KSeF użytkownik może ręcznie wysłać fakturę do KSeF, korzystając z akcji Wyślij do KSeF dostępnej:

bezpośrednio na kartotece Faktura KSeF, lub
z poziomu listy faktur KSeF. Faktura jest przekazywana w ramach jednej sesji komunikacyjnej, a jej status można monitorować na kartotece faktury oraz w liście sesji KSeF.

Wysyłka pojedynczej faktury do KSeF (kartoteka Faktury KSeF tworzona poprzez akcję "Utwórz fakturę KSeF")

Użytkownik tworzy i księguje dokument sprzedaży w standardowy sposób. Po zaksięgowaniu dokumentu sprzedaży kartotekę Faktury KSeF można utworzyć:

z poziomu kartoteki zaksięgowanego dokumentu sprzedaży, wybierając akcję KSeF->Utwórz Fakturę KSeF,
z poziomu listy faktur KSeF, wybierając akcję Utwórz faktury KSeF,
automatycznie, poprzez uruchomienie przetwarzania przy użyciu Kolejki zadań (ID: 71732046).

Po utworzeniu kartoteki Faktura KSeF użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, korzystając z akcji Wyślij do KSeF.

Masowa wysyłka faktur do KSeF

W scenariuszu przetwarzania większej liczby dokumentów użytkownik może wysyłać wiele faktur jednocześnie:

ręcznie, zaznaczając wiele pozycji na liście faktur KSeF i uruchamiając akcję wysyłki,
automatycznie, przy użyciu Kolejki zadań (Job Queue), jeśli została skonfigurowana.

Podczas wysyłki możliwe jest wybranie typu sesji:

Sesja interaktywna (online)
Sesja wsadowa

W przypadku wysyłki większej liczby dokumentów rekomendowane jest użycie Sesji wsadowej, która jest przeznaczona do przetwarzania większych pakietów faktur. Wszystkie faktury wysłane w jednym przebiegu są obsługiwane w ramach tej samej sesji KSeF. Pozwala to na zbiorcze monitorowanie statusów oraz wyników przetwarzania po stronie KSeF.

Faktura wysłana, brak numeru KSeF

Po wysłaniu faktury do KSeF numer KSeF nie zawsze jest widoczny natychmiast. W takim przypadku faktura może:

znajdować się w trakcie przetwarzania po stronie KSeF,
oczekiwać na zakończenie sesji komunikacyjnej,
oczekiwać na pobranie aktualnego statusu. Użytkownik może:
sprawdzić status faktury na kartotece Faktura KSeF,
sprawdzić status sesji, w ramach której faktura została wysłana,
użyć akcji Aktualizuj status KSeF, aby pobrać najnowsze informacje z systemu KSeF. Brak numeru KSeF nie oznacza błędu księgowania ani błędu integracji.

Sesja zakończona błędem

Jeżeli podczas wysyłki faktur wystąpi błąd, sesja KSeF może uzyskać status wskazujący na niepowodzenie przetwarzania. W takim przypadku użytkownik może:

przejść z kartoteki faktury lub listy faktur KSeF do powiązanej sesji,
sprawdzić kod i opis statusu zwrócony przez KSeF,
przeanalizować dzienniki odpowiedzi,
ponownie wysłać fakturę lub faktury w nowej sesji. Mechanizm sesji umożliwia jednoznaczne powiązanie błędów z konkretnym zestawem wysyłanych dokumentów.

Urzędowe potwierdzenie odbioru

Urzędowe potwierdzenie odbioru to oficjalne potwierdzenie, iż dokumenty wysłane drogą elektroniczną zostały przyjęte w KSeF i przetworzone.

W ramach integracji z KSeF aplikacja SMART Localization for Poland umożliwia dostęp do dokumentu UPO bezpośrednio z poziomu kartoteki Faktura KSeF.

Dostęp do dokumentu UPO

Po pomyślnym przetworzeniu faktury przez system KSeF i nadaniu jej numeru KSeF, w kartotece Faktura KSeF udostępniana jest akcja: Otwórz XML UPO. Akcja ta:

otwiera dokument XML UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
wykorzystuje link pobierania zwrócony przez system KSeF,
jest dostępna wyłącznie do momentu wygaśnięcia linku, określonego w polu Data wygaśnięcia adresu URL pobierania UPO.

Po upływie terminu ważności linku pobranie dokumentu UPO nie jest już możliwe.

Zawartość i rola UPO

Dokument UPO potwierdza:

przyjęcie faktury przez system KSeF,
poprawność jej przetworzenia po stronie KSeF,
powiązanie faktury z konkretną sesją komunikacyjną.

Informacje zawarte w UPO są odzwierciedlane w kartotece Faktura KSeF, w szczególności poprzez uzupełnienie pól takich jak:

Numer faktury KSeF,
Data nabycia,
Status KSeF oraz Opis statusu.

Tip

Dokument XML UPO ma charakter archiwalny i dowodowy. Zaleca się jego pobranie i zapisanie zgodnie z wewnętrznymi procedurami organizacji przed upływem terminu ważności linku.

Sesje KSeF

Sesje KSeF są wykorzystywane do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur i stanowią techniczny kontekst, w ramach którego realizowana jest wysyłka faktur do KSeF. Każda wysyłka dokumentów odbywa się w ramach jednej sesji, a informacje o jej przebiegu są zapisywane i dostępne do dalszego monitorowania. W obecnej implementacji system obsługuje sesje interaktywne (online), które umożliwiają przesyłanie dokumentów do KSeF oraz bieżące odbieranie odpowiedzi zwrotnych z systemu KSeF.

Lista sesji KSeF

Aby wyświetlić listę sesji KSeF:

Wybierz ikonę , wprowadź Sesje KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na stronie Sesje KSeF prezentowane są wszystkie sesje komunikacyjne utworzone w systemie, wraz z informacjami o ich statusie oraz wynikach przetwarzania dokumentów.

Informacje dostępne na liście sesji

Poszczególne kolumny na liście sesji zawierają m.in. następujące dane:

Kod – unikalny numer nadany sesji przez system KSeF.
Data nawiązania – Data inicjalizacji.
Typ sesji – typ sesji KSeF. W obecnej wersji dostępna jest sesja interaktywna (online).
Status sesji – aktualny stan sesji (np. Zamknięty).
Dokumenty KSeF - Aktywne łącze umożliwiające przejście do listy faktur KSeF, które zostały przekazane do Krajowego Systemu e-Faktur w ramach danej sesji komunikacyjnej.
Kod statusu KSeF – kod odpowiedzi zwrócony przez KSeF (np. 200, 170, 445).
Opis statusu KSeF – opisowy komunikat dotyczący wyniku przetwarzania sesji (np. przetworzona pomyślnie, zamknięta, błąd weryfikacji).
Liczba dokumentów – liczba dokumentów przesłanych w ramach danej sesji.
Sukces – liczba dokumentów przetworzonych poprawnie.
Niepowodzenie – liczba dokumentów, dla których wystąpiły błędy.

Dane te umożliwiają szybkie zweryfikowanie, czy dokumenty zostały poprawnie przekazane do KSeF oraz czy nie wystąpiły błędy wymagające interwencji użytkownika.

Aktualizacja statusu sesji Na stronie Sesje KSeF dostępna jest akcja Aktualizuj status sesji, która umożliwia odświeżenie informacji o sesji na podstawie najnowszej odpowiedzi otrzymanej z systemu KSeF. Akcja ta jest przydatna w sytuacjach, gdy status sesji nie został jeszcze automatycznie zaktualizowany lub gdy użytkownik chce ręcznie sprawdzić aktualny stan przetwarzania.

Powiązanie sesji z fakturami KSeF Każda faktura wysłana do KSeF jest powiązana z konkretną sesją komunikacyjną. Na kartotece Faktura KSeF, w sekcji Informacje o sesji, dostępny jest aktywny numer referencyjny sesji, który umożliwia bezpośrednie przejście do szczegółów sesji KSeF, w ramach której dokument został przekazany.

Tip

Sesje KSeF są kluczowym elementem integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Informacje o numerze KSeF, UPO oraz statusach przetwarzania dokumentów są pobierane i aktualizowane właśnie w oparciu o dane sesji. W przypadku problemów z wysyłką faktur lub braku numeru KSeF zaleca się w pierwszej kolejności sprawdzić status powiązanej sesji KSeF.

Kody QR dla faktur w KSeF

Jeżeli faktura podlega obowiązkowi oznaczenia kodem weryfikującym (zgodnie z przepisami KSeF), system generuje odpowiedni kod QR w zależności od trybu wystawienia dokumentu (Online lub Offline) oraz jego statusu w KSeF.

Generowanie kodu QR dla trybu Online

W przypadku faktury wystawionej i przesłanej do KSeF kod QR generowany jest automatycznie po utworzeniu i wysłaniu Faktury do KSeF.

Aby zweryfikować kod QR (weryfikacyjny):

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Otwórz Fakturę KSeF.
Rozwiń okienko pola informacji.
Sprawdź sekcję KSeF QR.

Po nadaniu numeru KSeF:

na wizualizacji widoczny jest jeden kod QR,
pod kodem wyświetlany jest numer KSeF,
kod umożliwia dostęp do dokumentu oraz weryfikację danych w systemie KSeF.

Generowanie kodu QR dla trybu Offline

W przypadku faktury wystawionej w trybie Offline (offline24, niedostępność KSeF lub tryb awaryjny), przed jej przesłaniem do KSeF wymagane jest wygenerowanie kodu QR typu Offline.

Aby wygenerować kod QR CERTYFIKAT:

Wybierz ikonę , wprowadź Faktury KSeF, a następnie wybierz powiązane łącze.
Na liście faktur KSeF wybierz i otwórz dokument, dla którego chcesz wygenerować kod QR.
Na pasku przycisków wybierz Akcje → Utwórz Kod QR.

W wyniku wykonania akcji:

do zaksięgowanego dokumentu zostają przypisane dwa kody QR: KOD I – OFFLINE (kod weryfikacyjny, utworzony automatycznie), KOD II – CERTYFIKAT (kod potwierdzający autentyczność wystawcy, utworzony po kliknięciu przycisku).

Po przesłaniu OFFLINE faktury do KSeF i nadaniu jej numeru, pod KOD I wyświetlany będzie numer KSeF, kod umożliwia dostęp do dokumentu oraz weryfikację danych w systemie KSeF.

Jeżeli dla dokumentu został wygenerowany kod I QR (Online lub Offline), zostanie on automatycznie wyświetlony na wydruku faktury z poziomu zaksięgowanego dokumentu sprzedaży (przyciskiem Drukuj).

Kluczowe zasady i ograniczenia

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) podlega określonym zasadom technicznym i organizacyjnym, które wynikają z architektury systemu KSeF oraz obowiązujących limitów komunikacyjnych. Poniżej przedstawiono najważniejsze ograniczenia, o których należy pamiętać podczas pracy z fakturami ustrukturyzowanymi.

Brak możliwości edycji wysłanej e-Faktury Faktury przesłanej do KSeF: nie można edytować, anulować ani usunąć, wszelkie korekty błędów merytorycznych lub rachunkowych wymagają wystawienia faktury korygującej.
Data wystawienia faktury Faktura zawierająca datę przyszłą zostanie automatycznie odrzucona przez system KSeF. Data ta ma kluczowe znaczenie m.in. dla poprawności walidacji oraz nadania numeru KSeF.
Walidacja struktury XML KSeF weryfikuje poprawność faktury wyłącznie na poziomie struktury XML, zgodnie z obowiązującą schemą XSD. Odrzucenie faktury następuje w przypadku błędów strukturalnych lub braków wymaganych danych. KSeF nie weryfikuje poprawności obliczeń księgowych, takich jak: poprawność wyliczeń VAT, zgodność kwot netto i brutto, logika biznesowa dokumentu.
Limity komunikacji z KSeF

KSeF stosuje mechanizmy ograniczające intensywność komunikacji (limity żądań API), których celem jest:

zapewnienie stabilności systemu,
ochrona przed nadużyciami,
zagwarantowanie równych warunków dostępu dla wszystkich użytkowników.

Najważniejsze zasady:

wszystkie wywołania chronionych endpointów API podlegają limitom, limity są naliczane dla pary kontekst (np. NIP) + adres IP,
obowiązują równolegle w modelu przesuwającego się okna czasowego (na sekundę, minutę i godzinę).

Po przekroczeniu limitów system zwraca odpowiedź HTTP 429 – Too Many Requests, a dalsza komunikacja jest czasowo blokowana.

Wpływ limitów na pracę użytkownika Przekroczenie limitów API KSeF może skutkować:

opóźnieniem wysyłki faktur,
brakiem natychmiastowego nadania numeru KSeF,
czasowym pozostawaniem dokumentów w statusie oczekującym,
koniecznością ponownego odświeżenia statusu faktury lub sesji.

[!TIP] W celu zapewnienia stabilnej i wydajnej pracy integracji:

przy większej liczbie dokumentów wykorzystywane są automatycznie sesje wsadowe (batch),

zaleca się korzystanie z Kolejek zadań (Job Queue) do obsługi wysyłki i aktualizacji statusów,

należy unikać ręcznego, częstego odświeżania statusów dużej liczby faktur.

Tip

W sesjach interaktywnych KSeF stosowane są limity liczby żądań (m.in. 10 req/s, 30 req/min, 120 req/h), zgodnie z aktualnym stanem dokumentacji technicznej KSeF. Limity mogą różnić się w zależności od środowiska (testowe, demo, produkcyjne) i mogą być dynamicznie modyfikowane przez KSeF. Szczegółowe informacje techniczne dotyczące limitów API dostępne są w oficjalnej dokumentacji Ministerstwa Finansów.

Konfigurowanie zapisów kolejki zadań dla integracji z KSeF

Procesy związane z KSeF mogą być automatyzowane przy użyciu Kolejek zadań (Job Queue). Zaleca się konfigurację zleceń odpowiedzialnych za tworzenie faktur KSeF (jeśli ustawienie Automatyczna aktualizacja listy KSeF = NIE), ich wysyłkę, co umożliwia przetwarzanie dużej liczby dokumentów bez obsługi użytkownika.

W ramach integracji z KSeF dostępne są następujące codeunits, które mogą zostać skonfigurowane jako zadania kolejki zadań:

SMA Export KSeF Job Runner - Utwórz faktury KSeF (ID: 71287250) Raport służący do tworzenia zapisów Faktura KSeF dla wcześniej zaksięgowanych dokumentów sprzedaży. Jest on wymagany w przypadku, gdy w ustawieniach KSeF opcja Automatyczna aktualizacja listy KSeF jest ustawiona na NIE.
SMA Send KSeF Job Runner - Wyślij do KSeF (ID: 71287248) Codeunit odpowiedzialny za wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur.
SMA Receive UPO Job Runner - Otrzymaj UPO (ID: 71287249) Codeunit służy do zaktualizowania statusu faktury na podstawie najnowszej odpowiedzi otrzymanej z systemu KSeF, zapewniając zgodność danych dokumentu w Business Central z jego aktualnym stanem w KSeF.

Szczegółowe informacje dotyczące konfiguracji, harmonogramowania oraz zarządzania Kolejkami zadań (Job Queue) w Microsoft Dynamics 365 Business Central znajdują się w oficjalnej dokumentacji Microsoft Learn: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/business-central/admin-job-queues-schedule-tasks

Monitorowanie zadań KSeF w kolejce zadań

Na stronie głównej Role Center dostępna jest również sekcja Zadania w kolejce zadań, która umożliwia monitorowanie statusu zadań uruchamianych dla wymienionych codeunitów KSeF.

Sekcja pokazuje liczbę zadań według ich bieżącego statusu:

Zadania nie powiodły się: Pokazuje liczbę zadań KSeF zakończonych błędem.
Zadania w toku: Pokazuje liczbę zadań KSeF, które są aktualnie wykonywane.
Zadania w kolejce: Pokazuje liczbę zadań KSeF oczekujących na uruchomienie.

Monitorowanie tych kafelków pozwala użytkownikowi szybko sprawdzić, czy zadania związane z obsługą KSeF działają poprawnie oraz czy nie wymagają interwencji.

Kafelki Faktury KSeF w Role Center

Kafelki Faktury KSeF w Role Center pokazują bieżący stan przetwarzania faktur KSeF. Umożliwiają szybkie sprawdzenie, ile faktur znajduje się w danym statusie oraz przejście do listy faktur wymagających weryfikacji lub dalszej obsługi.

Tip

Kafelki Faktury KSeF są dostępne w Role Center tylko dla następujących ról: Accountant, Business Manager, SMART Accountant, SMART Chief Accountant

Dostępne kafelki:

Open KSeF Invoices - Pokazuje liczbę faktur KSeF, które są otwarte i nie zostały jeszcze zakończone w procesie KSeF.
Waiting for UPO Invoices - Pokazuje liczbę faktur KSeF, które zostały wysłane i oczekują na odbiór UPO.
Registered KSeF Invoices - Pokazuje liczbę faktur KSeF poprawnie zarejestrowanych w KSeF.
Error KSeF Invoices - Pokazuje liczbę faktur KSeF, dla których wystąpił błąd przetwarzania.

Praca z kafelkami

Aby przejrzeć faktury w wybranym statusie:

Otwórz Role Center.
W sekcji KSeF Invoices wybierz odpowiedni kafelek.
System otworzy listę KSeF Invoice List z zastosowanym filtrem odpowiadającym wybranemu kafelkowi.
Przejrzyj faktury na liście i wykonaj wymagane działania, jeśli są potrzebne.

Table of Contents