Księgowanie faktur zaliczkowych zakupu
W przypadku otrzymania częściowej lub pełnej przedpłaty przed realizacją sprzedaży, zgodnie z polskimi przepisami VAT konieczne jest udokumentowanie takiej płatności fakturą zaliczkową.
W Microsoft Dynamics 365 Business Central proces wystawiania oraz księgowania faktur zaliczkowych jest obsługiwany przez standardowe funkcje systemu związane z przedpłatami.
Rozwiązanie Polish Localization rozszerza te mechanizmy, zapewniając zgodność dokumentów i procesów z wymaganiami obowiązującymi w Polsce.
Ustawienia w module Konfiguracja zakupów i zobowiązań, które mają wpływ na proces obsługi przedpłat dla dokumentów zakupu:
Księgowanie faktur bez faktur zaliczkowych — parametr określa, czy system ma wymagać utworzenia faktury zaliczkowej zakupu przed zaksięgowaniem dokumentów końcowych dla zamówienia zakupu.
Po aktywowaniu tej funkcji system pozwala na zaksięgowanie zamówienia zakupu bez konieczności wcześniejszego utworzenia faktury zaliczkowej zakupu. Oznacza to, że proces przyjęcia oraz fakturowania może zostać zrealizowany niezależnie od obsługi przedpłat.
Jeżeli parametr nie jest aktywny, przed zaksięgowaniem zamówienia zakupu wymagane jest utworzenie faktury zaliczkowej zakupu. W takim przypadku system kontroluje obecność dokumentu przedpłaty i blokuje możliwość księgowania dokumentów końcowych do momentu jego utworzenia. Domyślnie funkcja nie jest aktywna.
Sprawdź zaliczkę podczas księgowania — parametr określa, czy system ma sprawdzać, czy kwota przedpłaty została opłacona przed zaksięgowaniem przyjęcia lub faktury zakupu.
Po aktywowaniu tej funkcji system nie pozwoli na przyjęcie ani zafakturowanie zamówienia zakupu, jeżeli dla dokumentu istnieje nierozliczona kwota przedpłaty. Przed zaksięgowaniem dokumentów końcowych wymagane jest więc zarejestrowanie oraz zastosowanie płatności do odpowiedniej faktury zaliczkowej zakupu.
Jeżeli parametr nie jest aktywny, system pozwala na księgowanie przyjęcia lub faktury zakupu nawet wtedy, gdy przedpłata nie została jeszcze opłacona.
Tworzenie Faktury zaliczkowej
Faktura zaliczkowa zakupu jest tworzona na podstawie zamówienia zakupu.
Aby utworzyć fakturę zaliczkową zakupu, należy:
- Utworzyć zamówienie zakupu z wypełnionym procentem zaliczki,
- Zaksięgować fakturę zaliczkową zakupu za pomocą przycisku znajdującego się na karcie: Akcje > Księgowanie > Zaliczka > Księgowanie faktury zaliczkowej,
- W otwartym oknie istnieje możliwość edycji kwoty zaliczki w sekcji Zaliczka.
W przypadku konieczności opłacenia kilku zaliczek dla dostawcy można utworzyć odpowiednią liczbę faktur zaliczkowych zakupu. Utworzone faktury zaliczkowe zakupu powiązane z zamówieniem zakupu można przeglądać na liście Faktury zaliczkowe w sekcji Zamówienie danego zamówienia zakupu. Listę zastosowanych płatności do zamówienia zakupu można przeglądać w sekcji Zastosowane płatności w obszarze Zamówienie danego zamówienia zakupu. Wydruk dokumentu można wygenerować za pomocą funkcji Drukuj, uruchamianej z poziomu ogólnej listy faktur zaliczkowych lub z karty faktury.