Dokumenty i raporty kasowe
W niniejszym artykule opisano szczegółowe kroki tworzenia dokumentów kasowych służących do ewidencji rozliczeń gotówkowych w przedsiębiorstwie:
• Przychodzące zlecenie gotówkowe (KP);
• Wychodzące zlecenie gotówkowe (KW);
• Raport kasowy.
Weryfikacja wymaganych ustawień
Przed utworzeniem Przychodzącego zlecenia gotówkowego oraz dowodu wypłaty (KW) należy zweryfikować następujące ustawienia:
• Na stronie Szablony dziennika głównego należy sprawdzić konfigurację odpowiednich szablonów i partij. Dla szablonu w polu Typ należy ustawić wartość Przychodzące zlecenia gotówkowe dla KP oraz Wychodzące zlecenia gotówkowe dla KW. Dla sekcji szablonu w polu Typ konta bilansującego należy ustawić wartość Konto bankowe i wskazać odpowiedni numer konta w polu Nr konta bilansującego.
• Na stronie Kasy musi być utworzona i skonfigurowana Karta Konta Gotówkowego. Należy przypisać do niej Grupę księgowań konta bankowego, Seria Nr zleceń gotówkowych Debet, Seria Nr zleceń gotówkowych Kredyt oraz zdefiniować ustawienie w polu Sprawdź numerację zleceń gotówkowych.
Przychodzące zlecenie gotówkowe (KP)
Przychodzące zlecenie gotówkowe (KP) to dokument księgowy stosowany do ewidencji przyjęcia gotówki do kasy. Aby utworzyć Przychodzące zlecenie gotówkowe, należy wykonać następujące kroki:
- Użyj funkcji wyszukiwania
, wpisując Przychodzące zlecenie gotówkowe Lista, i wybierz odpowiedni link. - Na stronie listy przychodzących zleceń gotówkowych upewnij się, że w polu Kod partii dziennika wskazano odpowiednią partię.
- Kliknij przycisk Utwórz, aby utworzyć nowe zlecenie.
Uwaga:
Aby otworzyć istniejące, niezaksięgowane zlecenie, należy zaznaczyć wiersz z odpowiednim dokumentem i kliknąć KP Dowód wpłaty.
4. Uzupełnij wymagane pola dowodu wpłaty:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data księgowania | Wskaż datę, pod którą ma być zaksięgowane Przychodzące zlecenie gotówkowe. |
| Typ konta | Wybierz typ konta, z którego przyjmowane są środki. |
| Numer konta | Wybierz konkretny numer konta, zgodny z typem wybranym w polu Typ konta. |
| Kwota | Wprowadź kwotę przyjmowanej gotówki. |
| Typ dokumentu | Wybierz typ dokumentu zgodny z przeznaczeniem środków. |
| Zaliczka | Zaznacz tę opcję, jeśli przyjęcie środków ma być zaewidencjonowane jako przedpłata. |
| Przyczyna | W tym polu należy wpisać podstawę przyjęcia środków. Wartość tego pola jest umieszczana na wydruku w wierszu „Tytułem”. |
| Numer umowy | Wskaż numer umowy, której dotyczy operacja. Pole zostanie automatycznie uzupełnione numerem aktywnej lub domyślnej umowy. |
| Załącznik | W tym polu należy wpisać dodatkowe informacje dotyczące dowodu wpłaty. Wartość pola będzie widoczna na wydruku w wierszu „Załącznik”. |
| Dotyczy typu dokumentu | Wybierz typ dokumentu, z którym ma być powiązany dowód wpłaty. |
| Nr dok. rozliczającego | Wybierz numer dokumentu, z którym ma być powiązany dowód wpłaty. |
Aby powiązać KP z zapisami lub dokumentami odbiorcy lub dostawcy, można użyć funkcji Zastosuj płatności > Zastosuj zapisy lub Zastosuj przedpłaty. W oknie zastosowania należy ustawić Kod zastosowania dla jednego lub wielu zapisów (dokumentów). Podczas księgowania KP system automatycznie zaksięguje zdefiniowane powiązanie.
Aby wydrukować dokument i tym samym nadać mu numer w polu Numer dokumentu, należy kliknąć Drukuj. Istnieje możliwość podglądu wydruku KP bez nadawania mu numeru. W tym celu w oknie drukowania należy aktywować opcję Wydruk testowy.
Aby umożliwić edycję wydrukowanego, niezaksięgowanego Przychodzącego zlecenia gotówkowego, należy kliknąć przycisk Anuluj. Pole Numer dokumentu zostanie wyczyszczone, a pole Dokument płatności wydrukowano zostanie ustawione na Nie.
Po wydrukowaniu dowodu wpłaty można go zaksięgować, klikając przycisk Księguj. Zaksięgowany KP zostanie przeniesiony na stronę Zaksięgowane przychodzące zlecenie gotówkowe Lista.
Wychodzące zlecenie gotówkowe (KW)
Wychodzące zlecenie gotówkowe to dokument kasowy potwierdzający wypłatę gotówki z kasy. Aby utworzyć Wychodzące zlecenie gotówkowe, należy wykonać następujące kroki:
- Użyj funkcji wyszukiwania , wpisując Lista Wychodzące zlecenie gotówkowe i wybierz odpowiedni link.
- Na stronie listy wychodzących zleceń gotówkowych upewnij się, że w polu Nazwa partii dziennika wskazano odpowiednią partię.
- Kliknij przycisk Utwórz, aby utworzyć nowy dowód kasowy.
- Uzupełnij wymagane pola dowodu wypłaty:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Data księgowania | Wskaż datę, pod którą ma być zaksięgowane Wychodzące zlecenie gotówkowe. |
| Typ konta | Wybierz typ konta, na rzecz którego wypłacana jest gotówka. |
| Numer konta | Wskaż konkretny numer konta, zgodny z typem wybranym w polu Typ konta. |
| Kwota | Wprowadź kwotę wypłacanej gotówki. |
| Typ dokumentu | Określa typ dokumentu zgodny z przeznaczeniem środków. |
| Zaliczka | Zaznacz tę opcję, jeśli wypłata gotówki ma być zaewidencjonowana jako przedpłata. |
| Numer umowy | Wskaż numer umowy, której dotyczy operacja. Pole zostanie automatycznie uzupełnione numerem aktywnej lub domyślnej umowy. |
| Dotyczy typu dokumentu | Wskaż typ dokumentu, z którym ma być powiązany KW. |
| Nr dok. rozliczającego | Wskaż numer dokumentu, z którym ma być powiązany KW. |
| Przyczyna | W tym polu należy wpisać podstawę wypłaty środków z kasy. Wartość tego pola jest umieszczana na wydruku w wierszu „Tytułem”. |
| Załącznik | W tym polu należy wpisać dodatkowe informacje dotyczące KW. Wartość pola będzie widoczna na wydruku w wierszu „Załącznik”. |
| Wydano dla | W tym polu należy wpisać dodatkowe informacje, np. dane z dokumentu tożsamości osoby, której wypłacono środki. Wartość pola będzie widoczna na wydruku w wierszu „Wydano dla”. |
Dalsze kroki, takie jak stosowanie płatności, drukowanie, anulowanie wydruku i księgowanie, są analogiczne do procedury dla Przychodzącego zlecenia gotówkowego.
Raport kasowy
Raport kasowy to dokument księgowy, który rejestruje wszystkie operacje gotówkowe w kasie w określonym czasie. Zapisy w raporcie kasowym są dokonywane na podstawie zaksięgowanych dowodów wpłaty i wypłaty. Aby uruchomić raport kasowy, należy wykonać następujące kroki:
- Użyj funkcji wyszukiwania , wpisując Raport kasowy, i wybierz odpowiedni link.
- W oknie dialogowym raportu należy ustawić następujące parametry:
| Pole | Opis |
|---|---|
| Od daty | Wybierz datę początkową okresu, który ma objąć raport. |
| Do daty | Wybierz datę końcową okresu, który ma objąć raport. |
| Konto gotówkowe | Wybierz konto kasowe, dla którego ma być wygenerowany raport. |
| Raport kasowy nr | Określa numer generowanego raportu. |
| Kasjer | Określa imię i nazwisko kasjera, który ma wygenerować raport. |
- Kliknij Podgląd lub Drukuj, aby wyświetlić lub wydrukować wygenerowany raport kasowy.