Довідники (MasterFiles)

Розділ MasterFiles у SAF-T UA містить нормативно-довідкову та основну облікову інформацію, яка використовується в інших розділах файлу SAF-T UA. Довідники формують єдину структуру даних для коректного зв’язку між бухгалтерськими проводками, первинними документами, податковими операціями та аналітичним обліком.

MasterFiles є одним із ключових розділів SAF-T UA та використовується ДПС для:

• перевірки цілісності даних;
• аналізу бухгалтерського та податкового обліку;
• перевірки коректності зв’язків між документами та проводками;
• контролю відповідності довідникової інформації операціям компанії.

Відповідно до структури SAF-T UA, до розділу довідників входять наступні блоки:

Довідник	SAF-T UA тег	Призначення
Облікова політика	AccountingPolicies	Містить інформацію про облікову політику підприємства, принципи ведення бухгалтерського обліку та методологічні налаштування.
Довідники операцій	TransactionFeatures	Використовуються для класифікації господарських операцій та визначення їх типів і характеристик.
Сальдові відомості	GeneralLedgerAccounts	Містять план рахунків, обороти та залишки по рахунках бухгалтерського обліку.
Таксономії	Taxonomies	Використовуються для структурування та класифікації даних відповідно до вимог SAF-T UA.
Клієнти	Customers	Містять довідник покупців, контрагентів та дебіторів підприємства.
Постачальники	Suppliers	Містять довідник постачальників та кредиторів підприємства.
Таблиця податків	TaxTable	Містить інформацію про податки, ставки ПДВ, податкові коди та правила оподаткування.
Таблиця одиниць виміру	UOMTable	Використовується для зберігання одиниць виміру товарів, послуг та запасів.
Таблиця аналітичних рахунків	AnalysisTypeTable	Містить інформацію про аналітичні виміри та типи аналітики обліку.
Таблиця типів руху	MovementTypeTable	Використовується для класифікації типів руху запасів та інших облікових операцій.
Номенклатура запасів/продукції	Products	Містить довідник товарів, продукції, послуг та інших номенклатурних позицій.
Запаси	PhysicalStock	Містить інформацію щодо фактичних залишків запасів підприємства.
Власники	Owners	Використовується для зберігання інформації про власників активів або часток.
Необоротні активи	Assets	Містить інформацію про основні засоби та інші необоротні активи підприємства.
Податкові різниці	TaxDifferences	Використовується для відображення податкових різниць відповідно до вимог податкового законодавства.

Особливості заповнення довідників

При формуванні SAF-T UA рекомендується включати лише ті довідникові дані, які використовуються в облікових операціях або мають залишки у звітному періоді. Це дозволяє:

• зменшити обсяг XML-файлу;
• оптимізувати перевірку даних;
• уникнути помилок валідації;
• забезпечити цілісність зв’язків між розділами SAF-T UA.

Наприклад:

• довідник контрагентів повинен містити лише тих клієнтів або постачальників, які брали участь в операціях або мають залишки за період;
• довідник номенклатури повинен включати лише товари або послуги, що використовувались у документах або проводках;
• план рахунків повинен містити лише рахунки, за якими існують обороти або залишки.

Контроль та валідація

Дані розділу MasterFiles використовуються для перевірки зв’язків між:

• бухгалтерськими проводками;
• первинними документами;
• податковими даними;
• довідниковою інформацією.

Некоректне або неповне заповнення довідників може призвести до:

• помилок XML-валідації;
• порушення зв’язків між об’єктами;
• відхилення файлу SAF-T UA контролюючими органами.

Загальні рекомендації

При підготовці довідників SAF-T UA рекомендується:

• забезпечити унікальність ідентифікаторів записів;
• використовувати актуальні довідникові значення;
• уникати дублювання контрагентів, товарів та рахунків;
• контролювати коректність кодів податків, УКТЗЕД та ДКПП;
• забезпечити відповідність довідників даним бухгалтерського та податкового обліку.