Сервісні документи
Сервісні документи слугують для оформлення та супроводу замовлень клієнтів на виконання робіт та/чи надання послуг.
Налаштування
Перед роботою із сервісними документами необхідно перевірити налаштування на сторінках Налаштування управління сервісом, Налаштування сервісного контракту, Налаштування статусу сервісного замовлення та наповнити довідник Типи сервісного замовлення. Для оформлення сервісних замовлень в системі окрім стандартного Договору клієнта слід створити Сервісний контракт по клієнту.
При отриманні товарів для обслуговування, які потрібно зареєструвати як сервісні товари, можна створити їх в якості сервісних товарів безпосередньо в рядках документу Сервісне замовлення чи Сервісна пропозиція або ж через довідник Сервісні товари.
Створення документа
Для створення Сервісного замовлення:
- Натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Сервісні замовлення; - Перейдіть за відповідним посиланням та через кнопку Створити додайте нове замовлення на сервіс.
Або ж створіть нове замовлення через кнопку Зробити замовлення в документі Сервісна пропозиція. Новостворений документ заповнюється відповідно до запиту клієнта на ремонт чи обслуговування сервісних товарів. Створюючи Сервісне замовлення із Сервісної пропозиції в документі автоматично заповнюється переважна частина полів. При створенні незалежного від пропозиції замовлення, системою будуть заповнені поля з даними по обраному клієнту, якщо такий вже існує в системі на момент створення.
В документі слід обрати значення для полів Тип сервісного замовлення та Номер сервісного контракту. Щоб створити новий Сервісний контракт натисніть кнопку
, яка відкриє функцію Пошук та введіть Сервісні контракти. Перейдіть за відповідним посиланням та через кнопку Створити заведіть картку нового сервісного контракту по клієнту.В рядках слід вибрати із довідника Сервісний товар або ж створити його безпосередньо у рядках.
Примітка Сервісний контракт по своїй сутності може бути, як однією із умов Договору клієнта, так і незалежним договором.
Для обох випадків створюйте картки договорів у різних довідниках: Договори клієнта та Сервісні контракти. Необхідність заповнення поля Договір клієнта визначає параметр Облік за договорами в картці клієнта: для значення Обов'язково поле має бути заповнене, для Без договору -- порожнє, а для необов'язкового обліку його можна заповнювати за потреби. Договір клієнта може бути автоматично заповнений у документі, якщо для клієнта визначено договір за замовчуванням. У разі ручного вибору договору він має бути активним, а дата його закінчення не повинна бути раніше дати обліку сервісного документа.
Друкованою формою документів Сервісне замовлення, Сервісний рахунок та Облікований сервісний рахунок є Акт здачі-прийняття робіт (надання послуг) (в т.ч. Додаток до нього), який можна роздрукувати із кнопки Друк із будь-якого зазначеного документу.
Сервісні рахунки можна створити із списку Сервісні рахунки через додавання нового документу по кнопці Створити, із документу Сервісне замовлення, облікувавши таке замовлення, або ж із картки Сервісного контракту по кнопці Створити сервісний рахунок.
Сторнування документа
Документом сторнування по операціях сервісу є документ Сервісна кредит-нота. Існує два способи створення Сервісна кредит-ноти:
- Зі списку Сервісні кредит-ноти через додавання нового документу по кнопці Створити.
- З карток документу Сервісний контракт по кнопці Створити сервісну кредит-ноту.
Примітка Для створення Сервісного рахунку та/чи Сервісної кредит-ноти із картки Сервісного контракту статус такого контракту має бути із значенням Підписаний.
У документах, що пов'язані із сервісними операціями зберігається послідовність перенесення на процесі обліку в обліковані документи даних, що стосуються підписантів по сервісних замовленнях. В документах продажу послуг Сервісне замовлення, Сервісний рахунок, Сервісна кредит-нота можна обрати підписантів, виконавши послідовність вибору: Пов'язані > Замовлення > Підписи співробітників.
Налаштування підписів для сервісних документів за замовчуванням
Система дає можливість налаштувати підписи за замовчуванням для документів сервісу.
Для цього натисніть кнопку , яка відкриє функцію Пошук та введіть Налаштування підписів за замовчуванням, перейдіть за відповідним посиланням.
Через кнопку Створити додаємо новий запис.
Далі в полі Код таблиці слід обрати об'єкт необхідного документу. Для документів сервісу це таблиця ID 5900 Заголовок сервісу.
Через інтерактивне значення в полі Тип документу обираємо документ, для якого необхідно встановити підписанта за замовчуванням. Заповнюємо поля Тип співробітника та Код співробітника, обираючи посаду та співробітника відповідно.
Також при потребі у спеціально призначених полях можна зазначити дані Довіреностей.
Застосування оплат до необлікованих сервісних документів
До необлікованого Сервісного замовлення або Сервісного рахунку можна застосувати оплату клієнта до обліку документа. Загальний порядок створення, застосування й обліку авансових платежів описано в розділі Застосування авансових платежів до необлікованих документів.
Налаштування створення платежів для сервісних документів
- Відкрийте сторінку Налаштування ГК і перейдіть до розділу Застосування.
- Увімкніть параметр Застосовувати сервісні замовлення, щоб замовлення відображалися у Відкритих документах Журналу банківських платежів.
- Увімкніть параметр Застосовувати сервісні рахунки, щоб у Відкритих документах відображалися сервісні рахунки.
Для вибору документа до оплати у сабформі Відкритих документах Статус випуску необлікованого сервісного документа має бути Випущено (Випущено у відвантаження).
Для докладних інструкцій щодо створення платежу, застосування існуючої оплати, розподілу платежів, валютних авансів і скасування застосування див. статтю Журнал банківських платежів.
Перевірити чи скасувати застосування оплати до необлікованого документа можна через сторінку сервісного документа, перейшовши у Замовлення > Застосовані оплати, або Скасувати застосований платіж.