Scenariusz "Karta czasu pracy"

W celu prawidłowego obliczania wynagrodzeń konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy przepracowanego przez pracownika. Aby rejestrować wykorzystanie czasu pracy wszystkich kategorii pracowników i monitorować zgodność z ustalonymi godzinami pracy, aby uzyskać dane dotyczące przepracowanego czasu, aby obliczyć wynagrodzenie, stosuje się kartę czasu pracy pracownika.

W Microsoft Dynamics karta czasu pracy jest zorganizowana w formie planowanej i rzeczywistej karty czasu pracy, która pozwala uzyskać statystyki dotyczące liczby godzin/dni pracy zgodnie z planem oraz liczby godzin/dni przepracowanych przez pracownika w okresie rozliczeniowym.

Karty czasu pracy generowane są na podstawie kalendarzy ustawionych dla każdego pracownika. Zmiany w karcie czasu pracy mogą być dokonywane automatycznie poprzez zaksięgowanie formularza nieobecności lub ręcznie poprzez zarejestrowanie rodzaju pracy/nieobecności pracownika z wymaganym kodem aktywności czasowej.

W karcie czasu pracy godziny nadliczbowe są obliczane na podstawie kalendarzy płac skonfigurowanych dla każdego pracownika. W kolumnie "Godziny nadliczbowe" uwzględniane są dane dla Miesiąca, Roku, Kwartału lub Półrocza, w zależności od ustawień kalendarza płac. Planowane godziny z Kalendarza oficjalnego są porównywane z kalendarzem ustawionym przez pracownika, a różnica jest wyświetlana w kolumnie "Godziny nadliczbowe". Kolumna "Godziny nadliczbowe za rok" podsumowuje wszystkie godziny z kolumny "Godziny nadliczbowe" za dany rok. Od początku nowego roku wszystkie dane z kolumny "Godziny nadliczbowe za rok" są zerowane, a obliczenia rozpoczynają się od nowa.

Etap 1 Prowadzenie karty czasu pracy

Planowana karta czasu pracy jest generowana dla każdego pracownika automatycznie na podstawie kalendarza pracy w następujących przypadkach:

• Podczas tworzenia okresu rozliczeniowego.

• W przypadku nowo zatrudnionych pracowników karta czasu pracy jest generowana po zatwierdzeniu wiersza umowy z typem "Zatrudnienie".

Pola "Planowane godziny normatywne" i "Godziny nieobecności według normy" pobierają dane z Kalendarza podstawowego określonego w ustawieniach Kalendarzy płac. Przykładowo, nieobecności są liczone zgodnie z datami wprowadzenia nieobecności, ale godziny są wyświetlane tak, jakby pracownik pracował zgodnie ze standardowym kalendarzem. Jest to konieczne do obliczania godzin nadliczbowych. Teraz nieobecności z kolumny "Godziny nieobecności według normy" są odejmowane od oficjalnego kalendarza i porównywane z faktycznie przepracowanymi godzinami. Różnica jest wypłacana jako nadgodziny. System umożliwia utworzenie karty czasu pracy za pomocą funkcji "Nowy". Funkcja "Aktualizuj" aktualizuje kartę czasu pracy pracownika zgodnie z ustalonym kalendarzem. Można jej użyć do aktualizacji zaplanowanej karty czasu pracy w przypadku zmiany kalendarza pracy pracownika. Aby wyświetlić i edytować szczegółowe informacje o każdym pracowniku (na przykład, aby zarejestrować godziny nadliczbowe), należy przejść do indywidualnej karty czasu pracy pracownika, którą można otworzyć z karty Pracownik ("Pracownik" - "Karty czasu pracy").

W tytule formularza można zdefiniować parametry wyświetlania karty czasu pracy:

Strona Karta czasu pracy pracownika

Pole	Opis
Kod okresu	Okres, dla którego została wygenerowana karta czasu pracy. Podczas przeglądania indywidualnej karty czasu pracy można przełączać okresy obliczeniowe bez zamykania formularza.
Grupa aktywności czasowej	Kod grupy aktywności czasowej. Umożliwia szybkie wybranie dni zawierających kody aktywności czasowej, które są częścią wybranej grupy. Na przykład, jeśli w polu zostanie wybrana grupa CHOROBA, w polu Godziny przepracowane zostaną zaznaczone tylko te dni, w których pracownik miał aktywność czasową należącą do tej grupy. Pozostałe dni okresu pozostaną puste.

Wiersze strony Karty czasu pracy pracownika są generowane automatycznie na podstawie wierszy kalendarza pracy pracownika. Pola formularza, z wyjątkiem pola Godziny przepracowane, powtarzają odpowiednie pola kalendarza. Godziny przepracowane wyświetlają rzeczywisty kod aktywności czasowej, który odzwierciedla obecność/nieobecność pracownika i rzeczywistą liczbę przepracowanych godzin. Niektóre kody aktywności czasowej można łączyć. Aby edytować kartę czasu pracy, kliknij przycisk w polu "Godziny przepracowane".

Pola strony "Szczegóły karty czasu pracy " są wypełniane w następujący sposób:

Strona "Szczegóły karty czasu pracy"

Pole	Opis
Nr pracownika	Numer pracownika.
Data	Data
Kod aktywności czasowej	Kod aktywności czasowej
Nazwa aktywności czasowej	Nazwa kodu aktywności czasowej. Pole jest wypełniane automatycznie i nie można go edytować.
Nadgodziny	Pole jest wypełniane automatycznie, jeśli kod aktywności czasowej określony w wierszu jest ustawiony na "Dozwolone nadgodziny".
Godziny Faktyczne	Rzeczywista liczba godzin przepracowanych przez pracownika.
Opis	Dowolny komentarz, który może być użyty podczas wprowadzania zmian w harmonogramie.
Typ dokumentu	Typ dokumentu - formularz nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie i nie może być edytowane w przypadku wprowadzenia zmian podczas rozliczania odpowiedniego typu formularza nieobecności.
Nr dokumentu	Numer dokumentu - formularz nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie i nie może być edytowane w przypadku dokonywania zmian przy uwzględnianiu odpowiedniego typu formularza nieobecności.
Data dokumentu	Data dokumentu - formularz nieobecności. Pole jest wypełniane automatycznie i nie może być edytowane w przypadku wprowadzenia zmian przy uwzględnieniu odpowiedniego typu formularza nieobecności.
Kod aktywności związany z przylegającym zwolnieniem chorobowym	Jeśli kod aktywności w wierszu uniemożliwia otrzymanie ulgi z tytułu czasowej niezdolności do pracy, to pole będzie zawierać kod aktywności związany ze zwolnieniem chorobowym.
Nr. Dokumentu Sąsiedniego Zwolnienia Lekarskiego.	Jeśli kod aktywności w wierszu uniemożliwia otrzymanie ulgi z tytułu czasowej niezdolności do pracy, to pole będzie zawierać numer formularza zwolnienia lekarskiego.
Poprawka	Jeśli pole jest zaznaczone, ta aktywność nie zostanie przepisana po wprowadzeniu formularza.

Na przykład, aby zarejestrować pracę w godzinach nadliczbowych, należy dodać nowy wiersz, wskazując wymagany kod nieobecności w nowym wierszu. W polu "Opis" można wprowadzić wszelkie niezbędne wyjaśnienia.

Aby zapłacić za taką pracę, konieczne jest, aby składnik wynagrodzenia był zawsze dodawany podczas obliczeń i miał obliczenia, które zbierają godziny do zapłaty za cały miesiąc.

Jeśli pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby, ale formularz zwolnienia lekarskiego nie może zostać zaksięgowany w bieżącym okresie rozliczeniowym, należy wprowadzić specjalny kod aktywności, taki jak "NN" (Nieobecność nieusprawiedliwiona), dla odpowiednich dni nieobecności. Gdy formularz zwolnienia lekarskiego zostanie uwzględniony w następnym okresie rozliczeniowym, kod aktywności w karcie czasu pracy zostanie zmieniony.

Jeśli formularz nieobecności został wprowadzony dla pracownika w zamkniętym okresie, "NN" nie zostało zaznaczone - pracownik będzie miał Zarchiwizowany status karty czasu pracy. Pola są takie same jak w zwykłej karcie czasu pracy, dodano tylko nowe:

Pola strony Szczegóły dokumentu karty czasu pracy (strona jest otwierana ze strony karty czasu pracy pracownika z pola Aktywność z dokumentami) są wypełniane w następujący sposób:

Pole	Opis.
Data	Odpowiada dacie w karcie czasu pracy.
Kod aktywności czasowej	Kod aktywności czasowej
Godziny	Liczba godzin według kodu
Typ dokumentu	Typ dokumentu
Numer dokumentu	Numer dokumentu
Data dokumentu	Data dokumentu
Anulowane	Wyświetla znak anulowanej linii kodu aktywności czasowej.

Tabela Szczegóły dokumentu karty czasu pracy przechowuje informacje o poprzednich kodach aktywności czasowej dla każdego dnia.

Podczas księgowania wiersza nieobecności, w zależności od wartości ustawienia Zachowanie aktywności: Zastąp - w Szczegółach Karty czasu pracy tworzony jest wiersz z nowym kodem, a poprzedni wiersz jest usuwany. Wiersze z nowym i poprzednim kodem są dodawane do Szczegółów dokumentu karty czasu pracy. Kombinacja - w Szczegółach Karty czasu pracy tworzony jest wiersz z nowym kodem i nową liczbą godzin, poprzedni wiersz nie jest usuwany, liczba godzin nie jest zmniejszana. Zużycie - w szczegółach Karty czasu pracy tworzony jest wiersz z nowym kodem i nową liczbą godzin, poprzedni wiersz nie jest usuwany, liczba godzin nie jest zmniejszana.

Strona "Szczegóły dotyczące archiwum kart czasu pracy"

Pole	Opis
Czas archiwizacji	Czas, w którym utworzono Archiwum stanu karty czasu pracy
Data archiwizacji	Data utworzenia archiwum
Zarchiwizowane przez	Kod użytkownika systemu, pod którym utworzono archiwum
Numer wersji	Numer wersji według kodu okresu
Numer dokumentu przyczyny	Numer dokumentu/formularza, na podstawie którego utworzono archiwum
Data księgowania	Data księgowania dokumentu archiwizacji

Etap 2 Administrowanie kartą czasu pracy

Wygenerowana i sprawdzona karta czasu pracy musi zostać zatwierdzona. Zatwierdzenie karty czasu pracy odbywa się za pomocą funkcji "Wydaj" ("Funkcje" - "Wydaj") na stronie "Stan karty czasu pracy".

Możliwe jest zatwierdzenie kilku wybranych wierszy jednocześnie. Aby to zrobić, wybierz wymagane wiersze i kliknij "Funkcje" - "Wydaj".

Nie można wprowadzać ręcznych zmian do zatwierdzonej karty czasu pracy. Jest to możliwe tylko poprzez zarejestrowanie odpowiedniego polecenia nieobecności. Możesz otworzyć wydaną kartę czasu pracy ("Funkcje" - "Otwórz"), aby wprowadzić zmiany, jeśli dokument do ostatecznego obliczenia listy płac nie został jeszcze wygenerowany. Stan dokumentów płacowych każdego pracownika jest wyświetlany na stronie "Stan listy płac". Wyjątkiem są dni w karcie czasu pracy z kodem aktywności "Dozwolone zastąpienie" w ustawieniach, które można wyświetlić w scenariuszu Kody aktywności czasu pracy. Ten typ aktywności można zmienić, wydając formularz nieobecności. Formularz nieobecności musi zostać zarejestrowane w otwartym okresie. Ponadto możliwe jest korygowanie formularzy nieobecności.

Etap 3 Formularz karty czasu pracy

Z listy raportów można wydrukować oficjalny formularz ewidencji czasu pracy. Formularz jest generowany w programie Excel.

Ścieżka: Raporty / Karta czasu pracy

W zakładce "Filtr: Wydział" można zdefiniować listę wydziałów, dla których będą generowane karty czasu pracy. Karty Czasu Pracy mogą być generowane według indywidualnych kodów aktywności czasowej. W tym celu można określić filtr według kodów aktywności czasowej na karcie "Szczegóły karty czasu pracy". W zakładce "Opcje" należy zdefiniować okres generowania karty czasu pracy w formularzu oraz jej wygląd.

Raport "Karta czasu pracy"

Pole	Opis
Kod okresu	Miesiąc, dla którego ma zostać wygenerowana karta czasu pracy.
Nr dokumentu	Numer dokumentu, który zostanie określony w polu "Nr dokumentu" drukowanego formularza.
Użyj kodów kart czasu pracy	Jeśli ta opcja jest aktywna, wówczas oficjalnie zdefiniowane kody kart czasu pracy będą używane do generowania drukowanych formularzy. W przeciwnym razie używane będą kody aktywności czasowej.
Dane dotyczące daty zaliczki	Jeśli karta czasu pracy jest drukowana dla zaliczki, należy wybrać opcję "Tak." Część tabelaryczna zostanie wypełniona danymi na dzień zaliczki. Dane podsumowujące w Stanie karty czasu pracy i w wydrukowanym formularzu zostaną zaktualizowane do daty zaliczki.
Szablon tabeli z jedna częścią	Jeśli używasz szablonu, w którym nieobecności i obecności znajdują się w jednej tabeli, a nie w oddzielnych, musisz ustawić Tak.
Sortuj według pełnego imienia	Jeśli chcesz sortować według nazwiska pracownika, musisz ustawić Tak.
Filtr: Wydział	Dozwolone jest filtrowanie według wydziału.
Filtr: Pracownik	Filtrowanie według wartości jest dozwolone.
Filtr: Archiwum szczegółów karty czasu pracy	Filtrowanie według wartości jest dozwolone.
Filtr: Szczegóły raportu	Umożliwia filtrowanie według wartości.
Ustawienia zaawansowane/Maksymalny czas generowania wierszy	Określa maksymalny czas generowania wierszy raportu. Jeśli czas ten zostanie przekroczony, raport zostanie anulowany.
Opcje zaawansowane/Maksymalna liczba wierszy	Określa maksymalną liczbę wierszy uwzględnianych w raporcie. Jeśli liczba ta zostanie przekroczona, generowanie raportu zostanie anulowane.
Opcje zaawansowane / Maksymalna liczba dokumentów	Określa maksymalną liczbę dokumentów do uwzględnienia w raporcie. To ustawienie dotyczy tylko raportów dokumentów. Jeśli ta liczba zostanie przekroczona, generowanie raportu zostanie anulowane.